Trao đổi với 1C Việt Nam, đại diện TONMAT cho biết công ty đang gặp những vấn đề sau:

Về doanh nghiệp:
Khâu quản lý quy trình khi doanh nghiệp có quá nhiều quy trình rời rạc, đặc biệt là khi áp dụng quy trình đến từ nhà đầu tư Nhật Bản.
Tốn nhiều chi phí chuyển phát hồ sơ trình ký, mất nhiều thời gian di chuyển để trình ký hồ sơ.
Văn bản, tài liệu, hợp đồng được lưu trữ rời rạc trên các ổ đĩa máy tính cá nhân, không có tính logic, mất mát thông tin khi nhân viên nghỉ việc.

Về lãnh đạo:
Không kiểm soát được Nhiệm vụ nào Đã thực hiện, Đang thực hiện và Chưa thực hiện hay nhiệm vụ sắp đến Deadline.
Chưa tối ưu được tốc độ xử lý công việc, đánh giá không minh bạch, theo cảm tính.

Về nhân sự:
Nhân viên không theo dõi được các loại đề xuất như Hồ sơ, Tờ trình, Văn bản của tôi đã được phê duyệt chưa? Có vướng mắc gì không? Ai đang phê duyệt.

​​Với nhận thức và tầm nhìn rất rõ ràng của TONMAT là trở thành tập đoàn lớn mạnh, phát triển bền vững trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp sản phẩm panel cách nhiệt, bảo ôn, tại thị trường Việt Nam và khu vực, chuyển đổi số là một hành trình cần thực hiện cấp tốc để đáp ứng tốc độ xây dựng cơ sở vật chất, hạ tầng như hiện tại. Nhờ kinh nghiệm nhiều năm trong việc triển khai phần mềm quản trị thương mại cho các doanh nghiệp, 1C Việt Nam đã từng bước khắc phục được khó khăn ban đầu và đưa TONMAT tiến gần hơn tới mục tiêu hoàn thiện chuyển đổi số, tăng trưởng doanh thu bền vững.

Việc ứng dụng và triển khai giải pháp 1C:Document Management phục vụ cho việc quản lý quy trình và văn bản cho doanh nghiệp đã giúp TONMAT Group gia tăng hiệu quả việc quản lý văn bản, và tối ưu năng suất cho đội như nhân sự, cụ thể:

- Minh bạch hóa trong quản lý quy trình liên phòng ban, chi nhánh, áp dụng chính xác quy trình Nhật Bản một cách dễ dàng, hiệu quả
- Quản lý văn bản, tài liệu, hợp đồng một cách khoa học, tiện ích, dễ dàng tìm kiếm nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi.
- Kiểm soát chặt chẽ các nhiệm vụ, deadline của từng nhân viên, từ đó đánh giá chính xác năng lực để có chính sách khen thưởng, kiểm điểm đúng đắn.
- Tối ưu tốc độ xử lý công việc, ứng dụng được nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, PostgreSQL, Linux, Oracle... dễ dàng theo dõi luồng công việc đang đi đến đâu, ai đang phụ trách
- Giảm chi phí chuyển phát hồ sơ, giảm thời gian di chuyển để trình ký giữa các công ty, chi nhánh trong tập đoàn.

Ngoài giải pháp 1C:Document Management, TONMAT đang triển khai song song các giải pháp khác của 1C như 1C:HRM&PAYROLL, 1C:FINANCE&ACCOUNTING và ERP với 1C Việt Nam để xây dựng thành một hệ sinh thái chuyển đổi số cho Tập đoàn.
Với nhận thức và tầm nhìn rất rõ ràng của TONMAT là trở thành tập đoàn lớn mạnh, phát triển bền vững trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp sản phẩm panel tại thị trường Việt Nam và thế giới, chuyển đổi số là một hành trình cần thực hiện cấp tốc để đáp ứng tốc độ xây dựng cơ sở vật chất, hạ tầng như hiện tại. Nhờ kinh nghiệm nhiều năm trong việc triển khai phần mềm trị sản xuất cho các doanh nghiệp, 1C Việt Nam đã từng bước khắc phục được khó khăn ban đầu và đưa TONMAT Group tiến gần hơn tới mục tiêu hoàn thiện chuyển đổi số, tăng trưởng doanh thu bền vững.

Với quy mô nhân sự đông đảo từ hệ thống 9 công ty con, cộng với đặc thù quản trị phức tạp trong ngành sản xuất, Tập đoàn Austdoor đã gặp không ít khó khăn từ quy trình quản lý thủ công truyền thống:

Với đội nhóm tổng thể
- Nhiệm vụ được giao rời rạc qua Email, Zalo, Skype...
- Không kiểm soát được trạng thái thực hiện công việc
- Deadline sắp tới nhưng không hay biết; Thường xuyên lỡ mất deadline
- Tốc độ xử lý công việc chậm trễ, đánh giá không minh bạch, theo cảm tính

Với nhân viên
- Không theo dõi được trạng thái phê duyệt của các tài liệu đề xuất
- Không nắm được tài liệu cần phê duyệt có vướng mắc gì, ai là người đang phê duyệt

Với ban lãnh đạo
- Tốn nhiều thời gian phê duyệt, không phê duyệt kịp thời khi vắng mặt khỏi văn phòng

Với bộ phận hành chính
- Tốn kém chi phí và thời gian chuyển phát hồ sơ trình ký
- Văn bản, tài liệu, hợp đồng lưu trữ rời rạc trên các ổ đĩa máy tính cá nhân, không có tính logic, dẫn tới mất mát thông tin khi nhân viên nghỉ việc

Với toàn thể doanh nghiệp
- Doanh nghiệp đang dùng nhiều phần mềm khác nhau, không tích hợp dữ liệu chung gây mất thời gian và công sức khi sử dụng

Sau quá trình thảo luận chặt chẽ, 1C Việt Nam rất vinh hạnh khi được Tập đoàn Austdoor lựa chọn làm đơn vị triển khai giải pháp tự động hóa quản lý tài liệu và luồng công việc. Với mục tiêu giúp doanh nghiệp:

- Tái cấu trúc công tác lưu trữ thông tin tập trung, có khoa học
- Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, phí chuyển phát hồ sơ giấy, diện tích lưu trữ
- Hỗ trợ nhân viên trình đề xuất và lãnh đạo phê duyệt hồ sơ, điều hành công việc ở mọi lúc mọi nơi hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn
Phần mềm 1C:Document Management, sau hơn 1 năm áp dụng, đã đem lại cho Tập đoàn Austdoor những bước tiến lớn trong công cuộc chuyển đổi số:
- Số hóa toàn bộ các quy trình phối hợp công việc như: Quy trình duyệt bảng so sánh giá, Quy trình mua hàng sản xuất, Quy trình tạm ứng/thanh toán/hoàn ứng, Quy trình đăng ký xe đi công tác, Quy trình đặt vé đi công tác,... và nhiều quy trình phức tạp khác. Các quy trình đều được gán điều kiện để phù hợp với từng vai trò, bộ phận phê duyệt khác nhau.
- Hỗ trợ lãnh đạo duyệt hồ sơ, đề xuất qua thiết bị cầm tay (Mobile App) ở mọi lúc mọi nơi.
- Từ khi 1C:Document Management được đưa vào vận hành, mọi quy trình đều trở nên sống động, minh bạch và chuẩn xác. Tất cả đội ngũ Tập đoàn Austdoor đều cảm thấy quy trình làm việc đã có sự thay đổi rõ rệt về hiệu quả, đặc biệt, quá trình luân chuyển giấy tờ trở nên trơn tru, không gặp phải bất kì rào cản nào như trước kia, giúp tiết kiệm thời gian, công sức đáng kể của cả nhân viên và ban lãnh đạo.
- Hơn nữa, phần quy trình có tính mở và linh động, có sẵn nhiều loại điều kiện như hạn mức tài chính, vai trò, số ngày nghỉ phép, cho phép doanh nghiệp có thể tự xây dựng, thiết lập những quy trình (mới) được ban hành và chỉnh sửa những quy trình (cũ) đã xây dựng mà không cần tới sự hỗ trợ của nhà cung cấp 1C.

Ngoài giải pháp 1C:Document Management, Tập đoàn Austdoor cũng đang triển khai song song giải pháp 1C:HRM&Payroll để quản lý nhân sự số lượng lớn và tính chuẩn xác những công thức lương phức tạp của Tập đoàn. Với ưu điểm cùng thuộc hệ sinh thái 1C Ecosystem, giải pháp 1C:Document Management và giải pháp 1C:HRM&Payroll có thể trao đổi dữ liệu và phối hợp hoạt động trôi chảy với nhau, từ đó giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Trao đổi với 1C Việt Nam, đại diện TNG Group cho biết việc quan tâm và tìm hiểu những giải pháp chuyển đổi số đã được ban lãnh đạo công ty thực hiện từ lâu, thế nhưng việc lựa chọn một phần mềm phù hợp với tính chất và quy mô của doanh nghiệp thì không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là một phần mềm có thể khắc phục được những khó khăn hiện tại của doanh nghiệp, cụ thể như:

Về nhân viên:
Nhân viên khó khăn trong việc theo dõi hồ sơ trình đã được lãnh đạo duyệt hay chưa.

Về lãnh đạo:
Quá trình phê duyệt các văn bản, hợp đồng và đề xuất của ban lãnh đạo đang được thực hiện theo phương thức truyền thống, dẫn đến không phê duyệt được từ xa khi đi công tác, khó khăn trong việc phê duyệt ở các chi nhánh, công ty con.
Ban lãnh đạo không theo dõi được chắt chẽ những nhiệm vụ giao đi, deadline cho từng nhân viên ở từng bộ phận, phòng ban, chi nhánh trong tập đoàn.

Về doanh nghiệp:
Hệ thống văn bản, hồ sơ lưu trữ đang rời rạc khi doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, mất thời gian tìm kiếm hồ sơ, tài liệu khi cần và dễ dàng bị thất lạc tài liệu nếu nhân viên chuyển việc
Quy trình của các đơn vị chưa được số hóa tập trung, dễ dàng bị đứt gãy ở một vài phòng ban dẫn đến việc mất nhiều thời gian xử lý, không tối ưu được hiệu quả làm việc cho nhân sự.
Tốn nhiều chi phí văn phòng phẩm in ấn, chuyển phát và mất diện tích lớn để lưu trữ các văn bản, hồ sơ, tài liệu của cả tập đoàn.

Sau thời gian tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá tính phù hợp, ban giám đốc TNG Group đã quyết định lựa chọn 1C Việt Nam là đơn vị triển khai giải pháp quản lý quy trình của 1C Việt Nam để giúp để triển khai dự án Eoffice cho Văn phòng tập đoàn TNG Group và các công ty thành viên của tập đoàn

Qua 6 tháng triển khai giải pháp 1C:Document Management, dự án đã giúp minh bạch các khâu xử lý, cải tiến liên tục các quy trình, thủ tục luân chuyển văn bản nội bộ. Hệ thống đã đáp ứng tất cả yêu cầu và mang lại hiệu quả theo đúng kế hoạch đề ra.

- Quản lý lưu trữ văn bản tập trung, tạo ra môi trường làm việc thân thiện hơn.
- Hỗ trợ bộ phận văn phòng tập đoàn quản lý văn bản (bản soft copy và hard copy), cấp số, ban hành thuận tiện hơn.
- Số hóa quy trình cho các đơn vị sử dụng trình hồ sơ, đặc biệt các quy trình khá mở, người sử dụng có thể tự sửa/xóa/thêm mới khi cần mà không cần sự hỗ trợ của nhà cung cấp 1C.
- Số hóa các tài liệu (cũ) trước đó vào lưu trữ tập trung trên Eoffice.
- Sử dụng Mobile App hỗ trợ lãnh đạo phê duyệt từ xa mọi lúc mọi nơi.
- Tích hợp hệ thống OpenID để bảo mật thông tin cá nhân, chữ ký số để đảm bảo pháp lý khi phê duyệt các loại hồ sơ, tờ trình...
- Giảm thời gian đi lại trình ký và xử lý công việc cho nhân viên, hỗ trợ trình ký, làm việc từ xa trong mùa dịch COVID-19.
- Giảm chi phí văn phòng phẩm và phí chuyển phát hồ sơ, chi phí lưu trữ, tránh hỏa hoạn khi lưu nhiều giấy.

Vì một mục tiêu phát triển bền vững trong tương lai, việc lựa chọn một giải pháp có thể khắc phục được những khó khăn của doanh nghiệp và hỗ trợ việc tăng trưởng là hành trình rất cần sự đột phá và thay đổi. Và việc TNG Group lựa chọn một giải pháp chất lượng quốc tế như 1C:Document Management sẽ là bệ phóng cho những bước tiến tiếp theo của công ty để đạt được những mục tiêu đã đề ra cũng như không ngừng mở rộng quy mô, cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.

Là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực thanh toán điện tử, với mạng lưới đối tác lên tới hơn 150000 đơn vị và hơn 40 ngân hàng liên kết, Công ty VNPAY luôn cần xử lý khối lượng tài liệu văn bản, hợp đồng vô cùng lớn, với không ít trở ngại trong công tác quản lý:

Với nhân viên
- Văn bản, tài liệu, hợp đồng lưu trữ rời rạc trên các ổ đĩa máy tính cá nhân, không có tính logic, dẫn tới mất mát thông tin khi nhân viên luân chuyển vị trí hoặc nghỉ việc
- Khó khăn theo dõi trạng thái hiệu lực hợp đồng, cùng những loại văn bản nghiệm thu, thanh lý đã được liên kết với bản hợp đồng đó
- Không theo dõi được trạng thái phê duyệt của các tài liệu đề xuất
- Không nắm được tài liệu cần phê duyệt có vướng mắc gì, ai là người đang phê duyệt
- Tốn kém chi phí và thời gian chuyển phát hồ sơ trình ký

Với ban lãnh đạo
- Ban lãnh đạo khó thống kê giá trị doanh thu theo từng cá nhân/bộ phận
- Mất dấu người và nội dung đã chỉnh sửa, thay đổi trong văn bản

Với quyết tâm chuyển đổi số chính từ quy trình vận hành nội bộ doanh nghiệp, tháng 7 năm 2018, VNPAY quyết định thành lập ban dự án tái cấu trúc trong việc lưu giữ và bảo mật thông tin tập trung như các loại hợp đồng, văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, điều hành công việc để nâng cao hiệu quả công việc và phát triển kinh doanh.

1C:Document Management là giải pháp đã được doanh nghiệp lựa chọn để triển khai quản lý các hợp đồng, văn bản hiện tại và số hóa toàn bộ hợp đồng đã ký với khách hàng kể từ khi thành lập công ty cho đến nay, đồng thời lưu giữ tập trung tất cả các tài liệu và biểu mẫu văn bản theo tiêu chuẩn nội bộ công ty.